Wanneer er een woonplekje vrijkomt in Kwekkelstaete overleggen Philadelphia en Ouderbestuur over het gedachte profiel voor de nieuwe bewoner. Zowel ouders als Philadelphia kunnen hierna kandidaten voordragen voor de opengevallen plaats. Philadelphia gaat vervolgens middels persoonlijke gesprekken na of de betreffende kandidaat wat betreft profiel en zorg past binnen het bewonerspatroon van Kwekkelstaete. Ook wordt meegewogen of het geïndiceerde zorgzwaartepakket overeenkomt met de te leveren zorg. Alvorens een definitief besluit over toelating wordt genomen hebben de ouders van Kwekkelstaete een kennismakingsgesprek met de kandidaat-bewoner en / of zijn of haar ouders of verwanten.

Om alle zorgaspecten in de praktijk te toetsen komt de kandidaat-bewoner hierna soms ook nog een paar dagen in Kwekkelstaete logeren. Indien dit allemaal positief uitpakt neemt Philadelphia uiteindelijk de definitieve beslissing tot plaatsing.